Libera espacio mental para convertirte en una persona más eficiente con la regla de los 2 minutos

Tal y como está configurada la sociedad a día a de hoy, nos obliga a una rapidez a la hora de ejecutar todas las tareas del día a día que puede llegar a estresarnos y a lograr el efecto contrario. Es decir, tenemos tantas tareas pendientes, que el agobio nos hace dejarlas para otro momento, lo que se conoce como procrastinar.

Por eso cada vez cobra más importancia la teoría de David Allen que publicó en su libro Get Things Done. Se trata de la regla de los 2 minutos, un método sencillo y eficaz de ir haciendo esas pequeñas tareas que se van acumulando en nuestra mente generando ruido mental y una carga excesiva. No sólo se trata de un sistema para mejorar la productividad, sino que también nos ayuda a vivir con más calma ya que puede aplicarse tanto al terreno profesional como al personal.

Esta teoría dice lo siguiente: si se te presenta una tarea que puedes hacer en menos de 2 minutos, hazla inmediatamente y, si no puedes justo en ese momento, escríbela en una lista. Es un método perfecto para gestionar todas esas pequeñas tareas que no llevan mucho tiempo pero que exigen tiempo y esfuerzo mental.

Al abordar inmediatamente las tareas pequeñas, liberamos espacio mental y energía que de otro modo se gastaría recordando y posponiendo estas actividades. Es una especie de economía de la atención, donde cada pequeña acción realizada es un paso hacia una mayor claridad mental y concentración.

Eso sí, la regla de los 2 minutos también tiene sus riesgos. El principal es la posibilidad de abrumarnos con tareas menores, perdiendo de vista los objetivos más grandes. Al sentirte bien y realizado por ir completando esas pequeñas tareas que en realidad no tienen demasiada importancia, puede hacernos descuidar lo realmente importante.

Por eso es crucial utilizar esta regla dentro de un marco más amplio de gestión del tiempo y prioridades. No se trata de hacer todo lo que se pueda en dos minutos, sino de usar el tiempo para hacer lo que realmente importa y no acumular pendientes que podríamos desatascar.

La técnica de los 2 minutos tiene beneficios a corto plazo, pero también a la larga. Y es que, al lintegrarla en tu rutina diaria, esas pequeñas mejoras que notas al instante se aunan para incrementar también tu calidad de vida en el futuro. Vamos a enseñarte tanto los beneficios a corto como a largo plazo de la regla de los 2 minutos:

1. Liberas tu mente tareas pendientes: este tipo de cosas que quedan por hacer te quitan paz mental por lo que ir haciéndolas sobre la marcha te liberará de esta carga. Del mismo modo, evitarás la procrastinación que suele surgir cuando tienes muchas cosas pequeñas por hacer que terminan ofuscándote.

2. Mejora la concentración: al tener menos cosas en la cabeza puedes concentrarte mejor en aquellas tareas que lo exigen.

3. Impulsas la motivación: el ir cumpliendo pequeños hitos hasta llegar al gran objetivo, la sensación de satisfacción se incrementa.

4. Administras mejor tu tiempo: el ir haciendo pequeñas tareas de manera rápida hace que te motives para continuar con los siguientes objetivos.

5. Mayor agilidad en la toma de decisiones: al liberar espacio mental y sentir que tu vida es más eficiente y está mejor organizada, la toma de decisiones es más fácil puesto que tienes una visión más amplia de lo que ocurre.

6. Reduce el estrés: al abordar tareas de manera inmediata, reduces la acumulación de pendientes y el estrés asociado con ello.

7. Mayor productividad: la técnica te ayuda a aprovechar el tiempo de manera eficiente, lo que mejora tu productividad general.

8. Mejora de la autoestima: cumplir con las tareas que puedes hacer en menos de dos minutos fortalece tu autoestima y autoconfianza puesto que ves que vas avanzando sin ayuda ni agobios.

Esto es un paso obvio ya que tienes que aprender a identificar claramente aquellas tareas que, de verdad, puedes completar en 2 minutos o menos. Las que te llevan poco tiempo puedes abordarlas en el momento, pero si requiere de más tiempo y esfuerzo, deberás programarlas para más adelante estimando la cantidad de tiempo que te llevarán.

Para identificar esas tareas debes fijarte en varias características: la simplicidad de la misma, si tiene una respuesta inmediata, si el número de acciones que implica realizarlas es pequeño y si la interrupción que supone es breve y, por tanto, no te desvincula de lo que estás haciendo en el momento.

Una vez que identificas una tarea que toma menos de dos minutos, el siguiente paso es hacerla de inmediato. Para ello es vital evitar la procrastinación, que supone postergar esas pequeñas tareas para otro momento, lo que aumenta la carga mental y hace que dejemos de hacer las cosas porque «son demasiadas».

Para evitarla debes establecer prioridades en las tareas a realizar, eliminar distracciones, establecerte un límite de tiempo para cada tarea, fortalecer tu fuerza de voluntad para hacer esas tareas de 2 minutos al instante y visualizar el resultado positivo que obtendrás al completarla.

La verdadera transformación viene cuando conviertes la técnica de los 2 Minutos en un hábito y no te hace falta recordarlo conscientemente. Al principio puede que te cueste y necesites establecerte recordatorios o crear una lista de tareas (como hemos dicho antes), pero poco a poco será algo que te salga natural.