8 malos hábitos de tu relación con el email que te conviene abandonar cuanto antes

Si lo piensas bien, tu relación con tu email es, sin duda, una de las más absorbentes de tu vida. Según una encuesta de 2018 llevada a cabo por Adobe, los trabajadores norteamericanos invierten más de tres horas al día en gestionar su correo electrónico y hasta 2,5 horas más a la semana en ponerse al día con el personal. Por eso, tener una relación saludable con tu correo electrónico es vital para desarrollar una buena gestión del tiempo .

Pero, además, consumar el arte de escribir correos electrónicos de una manera efectiva, directa y diplomática tiene la capacidad de granjearte una buena reputación profesional y, por tanto, de impulsar tu carrera . Piensa que la forma en la que escribes (y contestas) tiene un impacto directo tanto en lo que tus interlocutores piensan de ti y de tu empresa como en la respuesta que recibirás de ellos.

Pero para eso (como para casi todo en la vida) los hábitos son fundamentales . Tanto potenciar los buenos como desterrar los malos. Empieza por lo segundo: dejar de hacer lo que estás haciendo mal. Puedes comenzar por deshacerte de estas costumbres en las que todas hemos caído alguna vez y que, claramente, están jugando en tu contra.

1. Evita ser excesivamente informal

El tono es fundamental. Aunque conozcas a tu interlocutor, no caigas en la tentación de perder las formas . Saluda y despídete siempre con educación, aunque sin necesidad de excesivas reverencias si la relación viene de lejos. Recuerda decir siempre aquello que te enseñó tu madre: "gracias" y "por favor". Simplemente sé amable y mantén un tono profesional. Y jamás (repito, jamás) escribas una palabra en mayúsculas. Aunque quieras enfatizar su importancia, resulta demasiado agresivo. No hace falta gritar.

2. Deja de enviar emails largos y soporíferos

Nadie tiene tiempo para ellos y, por eso, no son eficaces. A menudo, quien los recibe ni si quiera sabe qué contestar . Y, de hecho, puede que no lo haga. Pero tampoco peques por defecto: los emails telegráficos o compuestos por una sola palabra también son un error . Para eso, quizá debas preguntarte antes si merece la pena contestar en absoluto.

Estructura tus mensajes de manera lógica: un saludo amable, una introducción o recordatorio del tema a tratar y un breve resumen de los detalles. Asegúrate de explicarle a tu interlocutor lo que necesitas de él y despídete de manera apropiada.

3. No seas descuidada

Cuidado con la ortografía y la gramática, las frases demasiado largas o confusas y con enviar varios emails consecutivos para completar la información que se te olvidó incluir en el primero. Nada de eso es una buena carta de presentación. Utiliza un corrector ortográfico , revisa, lee y relee antes de enviar. Y si el email es importante, leerlo en voz alta no está demás.

4. Cuidado con...

Los emojis (en general son poco profesionales), abreviaciones, exceso de acrónimos o bromas . Recuerda que no todos tenemos el mismo sentido del mundo y que el correo electrónico puede ser un terreno fértil para las malas interpretaciones .

5. No utilices asuntos vagos o crípticos

El asunto de un email debe anticipar su contenido , pero ni tiene que ser largo (de hecho, no debe serlo) ni tiene que formar una frase completa. Piensa en él como una pista de dos o tres palabras sobre lo que cuenta tu correo. Que sea lo más sencillo, directo y eficaz posible. No siempre es sencillo: este también es un arte dentro del arte de escribir emails.

6. No contestes a horas intempestivas

Si eres una adicta al trabajo es tu problema y el de nadie más. Procura enviar tus correos electrónicos en horario de oficina. Para eso está el botón de programar . Entrénate para esquivar ese falso sentido de la urgencia y si consideras que el asunto es realmente importante, siempre puedes llamar. Otro consejo de regalo: si un email te ha cabreado, date unas horas para responder con máscalma y la cabeza fría.

7. No, no hace falta copiar a todo el mundo

Piensa quién (y quién no) debe leer los emails que envías y copia solo a las personas estrictamente necesarias. Abusar del CC y abrumar a compañeros y jefes con tus correos es un pecado capital en una oficina. Cuidado también con los hilos de email demasiado largos que solo generan confusión.

8. No dejes que el email domine tu jornada

Dos cosas. La primera: no hace falta que contestes todos tus correos electrónicos de manera inmediata . Es un estrés innecesario pues la mayoría de los emails que recibes no son tan urgentes. Y dos: si contestar emails te desconcentra de tus otras tareas (ya sabes que la multitarea es una gran trampa), prueba a cerrar la pestaña del correo electrónico y reservar dos o tres bloques de tiempo al día para gestionar tu bandeja de entrada. Y otro consejo más de propina: cancela tu subscripción a listas de distribución o newsletters que ya no lees. Invierte 30 segundos en hacer esa gestión y ahórrate eliminarlos (o ignorarlos) durante meses o años.